Je personeel of je collega’s een mooi personeelsfeest geven. Dat wil je als baas of eigenaar van je bedrijf. Toch? Het personeel is immers het kapitaal van je bedrijf.

Zijn de mensen tevreden, blij en gelukkig op de werkvloer? En hangt er een sfeer die dag in dag uit, stimulerend werkt? Grote kans dat je een goed jaar gaat draaien.

Voor een knallend bedrijfsfeest heb je goed geluid nodig. De disco verlichting brengt extra sfeer en de rookmachine doet het ook altijd leuk. Misschien wil je wel een bandje huren of heeft 1 van je collega’s wel DJ skills? Of toch liever de Spotify playlist van je baas afspelen 😉

Voor een akoestiek en visueel goed georganiseerd bedrijfsfeest huur je het licht en geluid bij RN Entertainment. Wij hebben alle ervaring die nodig is voor een dergelijk feest tot 5000 personen. De beste kwaliteit apparatuur voor licht en geluid. Ook de lichtgevende dansvloer zorgt voor een extra show-element.

We hebben een Checklist voor je samengesteld van belangrijke zaken die je niet mag vergeten als je een bedrijfsfeest gaat organiseren. Download hem hier

Een personeelsfeest is al lang niet meer een hapje en een drankje nuttigen met elkaar en daarmee een losstaande gebeurtenis. Met een bedrijfsfeest zijn juist verschillende doelen te bereiken, zoals het vergroten van het betrokkenheidsgevoel van je medewerkers. Ook is een dergelijk feest een mooie gelegenheid om een jubileum te vieren of een nieuw product te lanceren.

Maar… Wees je wel bewust dat het niet een one-man-show moet worden. Aan het einde van de dag draait het erom dat je werknemers waarde hebben ervaren en met genoegen terugkijken op het feest.

En hoe je zo’n feest nu goed kan voorbereiden? Pak gewoon deze checklist erbij, zodat je een goede start maakt in de voorbereiding van je personeelsfeest. Te beginnen met het eerste punt…

1. Het doel van je bedrijfsfeest

Je zal niet de eerste zijn die van een bedrijfsfeest een teleurstellende middag of avond maakt:

• een reorganisatie aankondigen,
• een mededeling dat er aankomende jaar ontslagen gaan vallen
• of een bericht vanuit het bestuur dat er een wisseling van de wacht gaat plaatsvinden en daarmee de bezem door de organisatie wordt gehaald…

Het zijn de absolute don’ts van een bedrijfsfeest. Gebeurt dit dan echt? Ja, dit gebeurt echt.

Zorg er met andere woorden dus voor dat een feest een feest blijft. Zoals in de inleiding al vermeld is het juist leuk om een nieuw product aan te kondigen, maar een familiefeest kan ook leuk zijn en betrokkenheid verhogend werken.

Met het doel bepalen ben je er alleen nog niet, want heb je eigenlijk al nagedacht over een aantal randvoorwaarden, zoals het budget en de gastenlijst?

• Pak een pen en papier en schrijf het belangrijkste doel op
• Check dit doel bij andere medewerkers
• Denk aan de gouden regel voor bedrijfsfeesten: een feest blijft een feest

2. Het budget voor je bedrijfsfeest

Bij het bepalen van het budget zijn een aantal zaken, zoals bovenstaande vragen, van belang, want een bedrijfsfeest organiseren in een tijd waarin een reorganisatie plaatsvind, zoals ook al bij 1 genoemd, is niet aan te raden.

Dat is moeilijk te verantwoorden naar boven. En naar beneden moet je je afvragen of het personeel daar wel zin in heeft.

Denk bij het budget ook aan alle punten die je moet meenemen zoals:

• de catering,
• de locatie,
• de muziek,
• het licht en geluid,
• de promotie,
• gastsprekers,
• gastheer/gastvrouw,
• eventuele beveiliging

Uiteindelijk willen de genodigden en jezelf als organisator een onvergetelijk feest!

• Past er binnen de financiële kaders van je bedrijf een mega groot feest of ga je het eens in de drie jaar organiseren in plaats van ieder jaar?
• Is het bedrijfsfeest te verantwoorden richting andere stakeholders en belanghebbenden binnen het bedrijf?
• Hoeveel budget heb je per persoon?

3. De gastenlijst en genodigden

De gastenlijst is grotendeels afhankelijk van het doel van het personeelsfeest. Wanneer het een personeelsfeest is, waarin een jubileum wordt gevierd dan is het handig om ook de partners en eventueel kinderen uit te nodigen.

Bij de lancering van een nieuw product of dienst kan de keuze liggen op alleen medewerkers en betrokkenen, maar partners uitnodigen kan ook zeker een toegevoegde waarde zijn met een dergelijk doel. Zo raken ook zij beter bekend met datgene wat de wederhelft doet.

• Hoeveel mensen gaan er komen?
• Zijn partners ook welkom?
• Is het gezin ook welkom?

4. Onderzoek de behoefte binnen je bedrijf

Een personeelsfeest organiseer je niet in je eentje of met een paar andere managers of hoofden van het bedrijf. Het is belangrijk om te peilen of er überhaupt draagvlak is voor een dergelijk feest onder je medewerkers.

Als je meteen enthousiaste reacties krijgt van een aantal mensen met ideeën dan is het handig om deze mensen te betrekken in het proces, mits ze hier voor openstaan. Vervolgens kun je een aantal keer brainstormen met mensen over verschillende onderwerpen, zoals thematiek, programmering en een geschikt tijdstip voor het feest.

• Vraag eens aan medewerkers wat voor verwachtingen ze hebben van een feest voor medewerkers
• Neem deze input absoluut serieus
• Organiseer een brainstorm met verschillende mensen binnen je bedrijf

5. Vraag ‘gewoon’ om hulp

Dit punt ligt in het verlengde van het vorige punt. Een feest organiseer je nooit alleen. Zoals je misschien in je studententijd hebt ervaren of in het verenigingsleven; er zijn altijd wel een aantal mensen die bereid zijn om te helpen bij het organiseren van een festiviteit voor het bedrijf.

Sterker nog: er zijn altijd wel een aantal mensen die het super gaaf vinden om een goed feest te organiseren! Kijk of je mensen hebt in je organisatie die warm lopen voor het regelen en bedenken van allerlei zaken die nodig zijn om een personeelsfeest te doen slagen.

• Of richt een ‘feestcommissie’ op

6. Planning en datum

Een datum prikken is een eerst belangrijk ankerpunt voor de organisatie van je personeelsfeest. Zoals hierboven al kort is omschreven: zorg ervoor dat je rekening houdt met ‘vaste’ dagen die al in het teken staan van vrij, feest en vakantie.

Houd ook rekening met plaatsgebonden gebeurtenissen, zoals Carnaval rond februari/maart in Noord-Brabant. Het begin van het jaar is een goed moment om een eerste bekendmaking te doen, maar het begin van het nieuwe jaar is ook een goede gelegenheid om een feest te organiseren en elkaar nog eens een gelukkig nieuwjaar te wensen.

• Plan een feest absoluut niet op een andere feestdag, vrije dag of in een vakantie
• Wees voorzichtig met plannen in de zonnige zomermaanden
• Doe een eerste bekendmaking bij het rondsturen van de jaarplanning

7. Zelf organiseren of uitbesteden?

Ga je het organiseren van een personeelsfeest helemaal zelf doen? Dit kan wanneer het kleinschalig is, je enige ervaring hier in hebt en je weet wat er komt kijken bij het organiseren van een evenement.

Aan het einde van de dag komt er veel kijken bij het organiseren van een dergelijk feest. Zo is het verstandig om niet zelf het licht en geluid te regelen als je daar geen kijk op hebt. Een bedrijf inhuren die hier kundig in is, kan je zorgen volledig overnemen.

Er zijn tegenwoordig evenementenbureaus die advies en begeleiding bieden op het gebied van personeelsfeesten, zodat je gegarandeerd een geslaagde dag krijgt.

• Hoe pak je de organisatie aan?

8. Thematiek

Vragen om bij stil te staan, want niet ieder mens houdt ervan om een bepaald kledingvoorschrift te volgen. Dit moet je respecteren als werkgever en daarom doe je er ook goed aan om punt 4 (onderzoek de behoefte binnen je bedrijf) uit te voeren en mee te nemen bij de voorbereiding van de dag.

Aan de andere kant kan een bepaald thema juist weer heel erg krachtig zijn bij het behalen van een doel. Stel je wilt graag dat je bedrijfsfeest moet bijdragen aan het leren kennen van medewerkers op andere vestigingen dan is het leuk om sfeer verhogende middelen in te zetten, zoals muziek of theatrale acts.

• Wil je een specifiek thema voor je feest?
• Past dit thema bij het doel?
• Houdt iedereen eigenlijk wel van een verkleedpartij (wanneer je bijvoorbeeld een dresscode hanteert)?

9. Ruimte en locatie

Een kleine tip bij bovenstaande vragen: Ga eens naar de locatie toe met één of meerdere leveranciers (van bijvoorbeeld licht en geluidsapparatuur). Bekijk daar of alles mogelijk is wat je voor ogen hebt en zo niet bedenk dan samen welke oplossingen er mogelijk zijn. Als de stroomvoorziening bijvoorbeeld niet op orde is, is het dan mogelijk om aggregaten in te huren?

• Is de ruimte geschikt voor je thema?
• Passen er genoeg mensen in de ruimte?
• Is de ruimte geschikt voor een dansvloer met dj of zelfs een band?
• Zijn er genoeg stroomvoorzieningspunten?
• Kun je het knus en gezellig maken in plaats van te veel lege ruimtes waardoor afstand ontstaat?
• Is er ook een ruimte waar je tot rust kunt komen?
• Is het mogelijk om apparatuur naar de ruimte te krijgen? Niet dat het feest is op een vierde verdieping zonder lift in het gebouw.

10. Geluid & Muziek

Het belangrijkste is dat vooraf bekend is wat er gaat gebeuren, wanneer dit gaat gebeuren en wie daar bij betrokken is op de bepaalde locatie. (RN Entertainment neemt dit vooraf met je door, zodat je weet waar je aan toe bent). Dit vooraf oefenen kan zeker geen kwaad en een aantal uren vooraf is het ook handig om apparatuur te testen mocht er een spreker zijn.

Leg deze spreker dan ook uit dat hij niet in het projectielicht van zijn presentatie moet gaan staan (mocht hij al veel lopen op het podium). Zorg ervoor dat dit soort zaken vooraf goed zijn afgestemd en wees anders voorbereid met een goede grap richting je personeel mocht er plotseling iets niet werken.

• Is de ruimte groot genoeg om de apparatuur kwijt te kunnen?
• Wil je een spreker inhuren? EN hoe ziet dan zijn presentatie eruit?
• Wat voor muziek komt er? Een band, een dj?
• Komen er meerdere muzikale acts en zo ja hoe verloopt de afwisseling van act tot act?
• Hoe ziet de playlist eruit van het muziekgedeelte?
• Is dit wat past bij het personeel?

11. Licht

• Laat een lichtplan door een professional maken
• Stem af wie de boel opbouwt en wie het licht bestuurt tijdens het feest
• Met trussen, rigging en statieven kom je ver
• Draai altijd even proef om eventuele storingen te voorkomen

12. Een programma

Een goed programma is een groot onderdeel van de vraag of je feest slaagt of niet. Dit is het punt waarin alle onderdelen samen worden gebracht en tot een goed lopend geheel worden omgesmeed, zodat de deelnemers het gevoel krijgen dat er een logische dynamiek is.

Op het weer heb je geen invloed, maar op het programma wél. Eerst is het belangrijk om alle losse onderdelen gezamenlijk vast te stellen en te boeken voor die dag. Dan weet je in ieder geval zeker dat het daar niet meer aan ligt.

Vervolgens is het de kunst om de onderdelen in een logische volgorde te plaatsen en het meest ‘losse’ gedeelte, zoals muziek en een hapje/drankje aan het einde te doen.

• Er is geen slecht weer voor een bedrijfsfeest, alleen slecht voorbereidde programma’s
• Wanneer wordt gegeten en waar?
• Is het programma uniek en anders dan het voorgaande jaar?

13. Een drankje doet wonderen

Een bedrijfsfeest met een drankje zorgt ervoor dat het personeel eens in een ietwat andere setting met elkaar in contact komt. Het is een cliché, maar met een biertje of een wijntje worden mensen losser en verbinden ze eerder met elkaar dan in een kantoorruimte waar het alleen maar van belang is om taken uit te voeren.

• Zorg voor voldoende catering (hoeft geen wedstrijd te worden maar te weinig is zeker not done)

14. Tijd om de gasten en andere genodigden uit te nodigen

Begin zo’n 7/8 weken voor het personeelsfeest met het versturen van de uitnodiging en vervolgens in de weken voorafgaand aan het evenement met herinneringen. Zet bepaalde zaken in de uitnodiging die mensen van belang vinden. Dat ze ergens kunnen aangeven of rekening dient te worden gehouden met bepaalde voedingsvoorschriften en dergelijke.

Om het leuk te maken en de stemming er alvast in te krijgen is het een aanrader om het kantoor alvast in te richten met touchpoints uit het thema van het feest. Noem in de uitnodiging dat er een verrassingsact is of een andere ‘special guest’. Dit maakt mensen nieuwsgierig en kan voor leuke onverwachte dingen zorgen.

• Nodig gasten ruim vooraf uit (het liefst al een eerste bekendmaking een jaar vooraf)
• Denk na over het ontwerp van de uitnodiging en wat er in staat
• (Hoe) kunnen gasten laten weten dat ze komen? (zodat je als organisator van het feest met het aantal mensen rekening kunt houden)

15. Catering en bar

Het is niet handig om mensen een kom soep te laten eten tijdens het gedeelte waarin mensen volledig losgaan op de dansvloer. Sushi hapjes of het eetgedeelte verplaatsen naar de zijkant van de ruimte is een handige oplossing, zodat het niet een troep wordt op de dansvloer.

• Wie neemt de zorg van de catering op zich?
• Waar vindt de catering plaats? Aan de zijkant of lopen er bedienden tussen de tafels door?
• Wat voor hapjes en drankjes worden geserveerd tijdens het dansgedeelte

16. Vervoer terug

Het vervoer terug kan uiteraard onderling worden geregeld, maar als (tijdelijk) eventmanager is het handig om hier toch maar rekening mee te houden. Als er drankjes worden genuttigd wil je wel zorgen dat iedereen veilig weer naar huis kan.

Stel je hebt een personeelsfeest voor meer dan 250 man, misschien zelfs wel 5000 man, dan is het een must om vooraf na te denken over de gelegenheid voor taxi’s om tijdelijk te parkeren bij de locatie waar het personeelsfeest wordt gehouden. Dan weten mensen ook zeker dat ze zich niet zorgen hoeven te maken over de terugreis.

Je kan ook bus(sen) inhuren voor de mensen van buitenaf.

• Taxi of bus(sen) nodig voor terugreis?

17. Blijf verrassend en uniek

Een personeelsfeest houd je niet iedere maand. Dat doe je maximaal eens per jaar en om het helemaal speciaal te houden eens in de twee a drie jaar. Zo is er ook nog ruimte voor andere activiteiten, zoals een sportdag met je personeel.

Of een bezoek aan een land ver weg als je bijvoorbeeld vestigingen in het buitenland hebt. Wees er zeker van dat je niet in de val trapt om ieder jaar dezelfde plek uit te kiezen (al werkt dit voor sommige bedrijven prima), want dan loop je de kans dat medewerkers niet meer komen.

• Doe niet ieder jaar hetzelfde trucje met dezelfde band op dezelfde locatie
• Investeer in je team van mensen die het hele jaar hard voor je werken
• Grijp het moment aan om op een unieke manier je trots en waardering uit te spreken

18. Verzekeringen en verantwoordelijkheid

Een ongeluk zit in een klein hoekje en met grote groepen mensen met een drankje op kan het zo gebeuren dat er schade ontstaat. Als je dit vooraf incalculeert en de mogelijkheden bekijkt voor speciale evenementenverzekeringen dan zit je goed.

Ook voor de aansprakelijkheid als persoon en bedrijf is het handig om eens te checken of je deze verzekering hebt afgesloten. Naast de wel bekende EHBO doos kan je ook een team van BHV-ers achter de hand houden voor eventuele ongevallen.

• Neem een evenementenverzekering en check of je een (bedrijfs) aansprakelijkheidsverzekering hebt
• Geniet van het feest, maar blijf wel de eindverantwoordelijke en neem deze rol serieus
• EHBO doos up-to-date (overal genoeg van, niks over de datum)
• BHV team achter de hand

Heb jij de verantwoordelijkheid gekregen om het bedrijfsfeest te organiseren? En wil je het licht en geluid tot in de puntjes geregeld hebben, zodat er over jouw personeelsfeest nog jaren wordt gesproken? Neem dan contact met ons op om te bekijken wat de mogelijkheden zijn.